Datu apstrādes paziņojums

1. Informācija par pārzini

Mūsu nosaukums ir VAIRO ieguldījumu pārvaldes akciju sabiedrība, reģistrācijas numurs: 40203474347, juridiskā adrese: Lastādijas iela 4, Rīga, LV-1050, un esam licencēta ieguldījumu pārvaldes sabiedrība, kas piesaista dalībniekus tās pārvaldītajiem valsts fondēto pensiju shēmas līdzekļu ieguldījumu plāniem.

Ar mums var sazināties pa tālruni: 20 470 791 (tālrunis saziņai darba dienās no plkst. 9:00 līdz 17:00) vai, rakstot uz elektroniskā pasta adresi: info@vairo.lv.

2. Kontaktinformācija saziņai par personas datu aizsardzības jautājumiem

Ja Jums ir radušies kādi jautājumi saistībā ar šo paziņojumu vai Jūsu personas datu apstrādi, tad Jūs varat ar mums sazināties, izmantojot iepriekšējā punktā (1. punktā) norādītos sakaru kanālus vai sazinoties ar mūsu personas datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz elektroniskā pasta adresi: dati@vairo.lv. 

3. Mūsu veiktās personas datu apstrādes vispārīgs raksturojums

Šajā paziņojumā ir aprakstīts kā mēs veicam personas datu apstrādi sekojošam personu lokam: mūsu klientiem un sadarbības partneriem, klientu/sadarbības partneru pārstāvjiem/kontaktpersonām, potenciāliem klientiem, mūsu organizēto publisko pasākumu dalībniekiem, tīmekļvietnes apmeklētājiem un citām personām, kuru dati var nonākt mūsu  rīcībā, saistībā ar šajā dokumentā norādītajiem personu datu apstrādes mērķiem.

Mēs pieņemam, ka pirms mūsu tīmekļa vietnes izmantošanas vai kļūstot par mūsu klientu, Jūs esat izlasījuši šo mūsu paziņojumu un esat akceptējuši tā noteikumus. Šī ir aktuālā paziņojuma redakcija. Mēs paturam sev tiesības veikt grozījumus un pēc nepieciešamības aktualizēt šo paziņojumu.

Šī paziņojuma mērķis ir sniegt Jums vispārīgu ieskatu par mūsu veiktām personas datu apstrādes darbībām un nolūkiem, tomēr lūdzam Jūs ņemt vērā, ka arī citos dokumentos (piemēram, sīkdatņu politikā, pakalpojumu līgumos, sadarbības līgumos) var būt sniegta papildus informācija par Jūsu personas datu apstrādi.

Informējam Jūs, ka šajā paziņojumā ietvertie personas datu apstrādes noteikumi, attiecas tikai uz fizisku personu personas datu apstrādi.

Mēs apzināmies, ka personas dati ir Jūsu vērtība un apstrādāsim tos ievērojot konfidencialitātes prasības un rūpējoties par mūsu rīcībā esošo Jūsu personas datu drošību.

4. Kādiem nolūkiem mēs apstrādājam Jūsu personas datus un kāds ir personas datu apstrādes juridiskais pamats?

Mēs apstrādāsim Jūsu personas datus tikai atbilstoši iepriekš nodefinētiem leģitīmiem nolūkiem, tai skaitā: 

a) Pakalpojumu sniegšanai un nodrošināšanai:

Klientu piesaistes nodrošināšanas, konsultāciju sniegšanas, klienta iekļaušanas tam atbilstošā 2. pensiju līmeņa plānā un šī plāna pārvaldīšanas ietvaros mums ir nepieciešams Jūs identificēt (vārds, uzvārds, noteiktos gadījumos – personas kods). Jūsu kontaktinformācija mums ir nepieciešama, lai sazinātos ar Jums par pakalpojuma sniegšanu, sniegtu konsultāciju, nosūtītu ziņojumus (atskaites) par ieguldījumu plāna ceturkšņu rezultātiem, kā arī, lai nodrošinātu pakalpojuma kvalitātes kontroli.

Šim nolūkam un iepriekš norādītiem apakšnolūkiem mums ir nepieciešams apstrādāt šādas personas datu kategorijas: identifikācijas datus (piemēram, vārds, uzvārds, personas kods), kontaktdatus (tālruņa numurs, e-pasts), pakalpojuma satura datus (piemēram, vecums, lai noteiktu atbilstošo pensiju plānu, valoda, kādā ar Jums sazināties).

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai:

• datu subjekta piekrišana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas[1]panta 1. punkta a) apakšpunkts), piemēram, attiecībā uz atskaišu saņemšanu, konsultācijas pieteikšanu;
• līguma ar datu subjektu noslēgšana un izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts);
• juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts);
• pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts), piemēram, klienta, sadarbības partnera kontaktpersonas identificēšana, saziņas nodrošināšana, saziņa kvalitātes kontroles nodrošināšanas ietvaros.

[1]EIROPAS PARLAMENTA UN PADOMES REGULA (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula).

b) Sadarbības līguma noslēgšanai un izpildei:

Lai noslēgtu un izpildītu noteikta veida līgumus (piemēram, par preču vai pakalpojumu iegādi, uzņēmuma līgumus, sadarbības līgumus, piegādes līgumus), mums ir nepieciešams apstrādāt sadarbības partnera (tai skaitā pārdevējs, pakalpojumu sniedzējs, piegādātājs) šādus personas datus: identifikācijas datus (piemēram, vārds, uzvārds, personas kods); kontaktinformāciju saziņai (piemēram, e-pasts, tālruņa numurs, adrese); norēķinu veikšanai nepieciešamo informāciju (piemēram, konta numurs, līguma summa). Līguma noslēgšanas un izpildes gaitā mēs apstrādājam arī cita veida informāciju, ko mums sniedzis sadarbības partneris (piemēram, jebkāda līgumā ietvertā informācija vai pirms līguma noslēgšanas sniegtā informācija par pieredzi, veiktajiem darbiem un izpildītajiem pasūtījumiem).

Šī nolūka ietvaros mums ir nepieciešams apstrādāt arī šādus sadarbības partneru pārstāvjus, tai skaitā sadarbības partneru kontaktpersonu un nodarbināto, datus: identifikācijas datus (piemēram, vārds, uzvārds); kontaktinformāciju saziņai (piemēram, e-pasts, tālruņa numurs, darbavietas adrese).

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai:

• apstrāde vajadzīga pasākumu veikšanai pirms līguma noslēgšanas un līguma izpildei (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts);
• juridiska pienākuma izpildei (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts) – piemēram, Grāmatvedības likuma prasību izpildei;
• pārziņa vai trešās personas leģitīmo interešu ievērošanai (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts)

c) Mārketinga aktivitāšu nodrošināšanai:

Šī nolūka ietvaros mēs varam Jums nosūtīt komerciālos paziņojumus, publiskot klientu sniegtās atsauksmes, sagatavot ierakstus par mūsu organizētajiem vai sponsorētajiem pasākumiem, semināriem, kā arī tos publiskot.

Šim nolūkam mums ir nepieciešamas vismaz šādas personas datu kategorijas: identitātes dati (piemēram, vārds, uzvārds), kontaktdati (piemēram, tālruņa numurs, e-pasts), foto un video materiālos esošie dati (piemēram, izskats, uzvedība).

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai:

• datu subjekta piekrišana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts) – piemēram, komerciālo paziņojumu saņemšanai, atsauksmju publicēšanai;
• līguma ar datu subjektu noslēgšana un izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts);
• pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts), piemēram, saziņas nodrošināšana, foto/video publicēšana no mūsu organizētajiem pasākumiem.

d) Normatīvos aktos noteikto saistību izpildei:

Šī nolūka ietvaros mēs ievāksim un apstrādāsim personas datus, lai izpildītu normatīvo aktu prasības, tai skaitā Grāmatvedības likumā, Arhīvu likumā, Valsts fondēto pensiju likumā, Ieguldījumu pārvaldes sabiedrību likumā, Latvijas Bankas noteikumos un citos Latvijas Republikā spēkā esošajos normatīvajos aktos noteiktās prasības.

Šim nolūkam mums varētu būt nepieciešams apstrādāt vismaz šādas personas datu kategorijas: klienta, klienta pārstāvja/kontaktpersona, sadarbības partnera identifikācijas datus (piemēram, vārds, uzvārds, personas kods), kontaktdatus (piemēram, telefona numurs, e-pasta adrese, adrese), Sadarbības partnera maksājuma datus (norēķina konta numurs).

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai:

• juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts);
• pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts).

e) Drošības un citu būtisku mūsu vai trešo personu leģitīmo interešu nodrošināšanai:

Šī nolūka ietvaros mums ir nepieciešams izmantot personas datu apstrādātājus dažādu funkciju nodrošināšanai, nepieciešamības gadījumā, izpaust informāciju tiesām un citām valsts iestādēm, apmainīties ar informāciju uzņēmumu grupas ietvaros, izmantot normatīvajos aktos piešķirtās tiesības savu leģitīmo interešu nodrošināšanai.

Šim nolūkam mums ir nepieciešams apstrādāt vismaz šādas personas datu kategorijas: identitātes dati, auditācijas pierakstos esošie dati un citi dati atbilstoši nepieciešamībai;

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai:

• pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts), piemēram, prettiesiskas darbības atklāšanas nolūkos.

f) Pakalpojumu pienācīgas sniegšanas nodrošināšanai:

Šī nolūka ietvaros mums ir nepieciešams veikt tehnisko sistēmu un IT infrastruktūras uzturēšanu un pilnveidošanu, tehnisku un organizatorisku risinājumu izmantošanu, kas var izmantot arī Jūsu personas datus (piemēram, izmantojot sīkdatnes), ar mērķi nodrošināt pienācīgu pakalpojumu sniegšanu.

Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

• pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts).

5. Kā mēs iegūstam Jūsu personas datus?

Jūsu personas datus mēs varam iegūt kādā no šiem veidiem:

1. savstarpēja līguma slēgšanas procesā, iegūstot datus no Jums paša;
2. ja līgums tiek slēgts ar trešo personu un tā ir norādījusi Jūs kā kontaktpersonu;
3. no Jums, ja Jūs iesniegsiet mums kādus iesniegumus, e-pastus, zvanīsiet mums;
4. no Jums, ja Jūs pierakstāties mūsu pakalpojumiem tiešsaistē;
5. tīmekļa vietnē, izmantojot sīkdatnes (cookies);
6. pensiju līmeņa dalībnieks norādījis Jūs kā personu, kurai ir tiesības saņemt uzkrāto pensijas kapitālu.

6. Kas varētu piekļūt Jūsu personas datiem?

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai apstrādātu Jūsu personas datus atbilstoši piemērojamiem tiesību aktiem un nodrošinātu, ka Jūsu personas datiem nepiekļūst trešās personas, kurām nav attiecīga tiesiskā pamata Jūsu personas datu apstrādei.

Jūsu personas datiem, pēc nepieciešamības, varētu piekļūt:

1. mūsu darbinieki vai tieši pilnvarotās personas, kuriem tas nepieciešams darba pienākumu izpildei;
2. personas datu apstrādātāji atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai nepieciešamā apjomā, piemēram, auditori, juridiskie konsultanti, informācijas tehnoloģiju pakalpojumu sniedzēji, telemārketinga kompānijas, kā arī citas personas, kuras ir saistītas ar pārziņa pakalpojumu sniegšanu;
3. valsts un pašvaldības iestādes tiesību aktos noteiktos gadījumos, piemēram, tiesībsargājošās iestādes, pašvaldības, nodokļu pārvaldes;
4. trešās personas, rūpīgi izvērtējot, vai šādai datu nodošanai ir atbilstošs juridiskais pamats.

7. Kādus sadarbības partnerus personas datu apstrādē jeb personas datu apstrādātājus mēs izvēlamies?

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai nodrošinātu Jūsu personas datu apstrādi, aizsardzību un nodošanu datu apstrādātājiem saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem. Mēs rūpīgi izvēlamies personas datu apstrādātājus un, veicot datu nodošanu, izvērtējam tās nepieciešamību un nododamo datu apjomu. Datu nodošana apstrādātājiem tiek veikta, ievērojot personas datu konfidencialitātes un drošas apstrādes prasības.

8. Vai Jūsu personas dati tiek sūtīti uz ārpus Eiropas Savienības (ES) vai Eiropas Ekonomiskās zonas (EEZ) valstīm?

Personas datu nodošana un apstrāde ārpus ES/EEZ var notikt, ja tam ir kāds no Vispārīgajā datu aizsardzības regulā noteiktiem pamatojumiem, piemēram, valsts, uz kuru dati tiks sūtīti ir atzīta par tādu, kura nodrošina pietiekamu datu aizsardzības līmeni, ar saņēmēju ir noslēgts speciāls datu apstrādes līgums vai ir iestājies kāds cits no Vispārīgajā datu aizsardzības regulā noteiktiem apstākļiem.

Datu nodošana ārpus ES/EEZ, piemēram, uz Amerikas Savienotajām Valstīm, var tikt veikta, pamatojoties uz Vispārīgās datu aizsardzības regulas 45. panta pirmo daļu, proti, Eiropas Komisija ir pieņēmusi lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību attiecībā uz ES un ASV datu privātuma regulējumu. Tādējādi personas datu drošība tiek garantēta, balstoties uz ES un ASV datu aizsardzības ietvara sistēmu (ES-U.S. Data Privacy Framework).

9. Cik ilgi mēs glabāsim Jūsu personas datus? 

Jūsu personas dati tiek glabāti tik ilgi, cik to glabāšana ir nepieciešama atbilstoši attiecīgiem personas datu apstrādes nolūkiem, kā arī saskaņā ar piemērojamo tiesību aktu prasībām. Izvērtējot personas datu glabāšanas ilgumu, mēs ņemam vērā spēkā esošās normatīvo aktu prasības, līgumsaistību izpildes aspektus, Jūsu norādījumus (piem., piekrišanas gadījumā), kā arī mūsu leģitīmās intereses. Ja Jūsu personas dati noteiktajiem nolūkiem vairs nav nepieciešami, mēs tos dzēsīsim vai iznīcināsim. 

Zemāk mēs norādām izplatītākos personas datu glabāšanas termiņus:

• personas datus, kas nepieciešami līgumsaistību izpildei – mēs glabāsim līdz līgums tiks izpildīts un kamēr izpildīsies citi glabāšanas termiņi (skat. zemāk);
• personas datus, kas jāuzglabā, lai izpildītu tiesību aktu prasības, mēs glabāsim attiecīgajos normatīvajos aktos noteiktos termiņus, piemēram, Grāmatvedības likumā ir noteikts, ka attaisnojuma dokumenti jāglabā līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai konstatētu katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekotu tā norisei, bet ne mazāks kā 5 gadus;
• Datus, lai pierādītu savu saistību izpildi mēs glabāsim vispārējo prasības noilguma termiņu, saskaņā ar normatīvajos aktos noteiktiem prasījumu noilgumu termiņiem –10 gadi Civillikumā, 3 gadi Komerclikumā un citiem termiņiem, ņemot vērā arī Civilprocesa likumā noteiktos termiņus prasību celšanai.

10. Vai Jūsu personas dati tiek izmantoti automatizētu lēmumu pieņemšanā?

Mēs neveicam automatizētu lēmumu pieņemšanu.

11. Kādas ir Jūsu kā datu subjekta tiesības attiecībā uz Jūsu personas datu apstrādi?

Personas datu atjaunošana

Ja ir notikušas izmaiņas personas datos, kurus Jūs esat mums snieguši, piemēram, izmaiņas vārdā, uzvārdā, saziņas adresē, telefona numura vai e-pasta maiņa, tad lūdzam Jūs sazināties ar mums un iesniegt mums aktuālos datus, lai mēs varētu sasniegt attiecīgos personas datu apstrādes nolūkus.

 Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un labot tos

Saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas noteikumiem Jums ir tiesības pieprasīt mums piekļuvi saviem personas datiem, kas ir mūsu rīcībā, pieprasīt to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebilst pret Jūsu datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību Vispārīgajā datu aizsardzības regulā noteiktajos gadījumos un kārtībā.  Uzņēmums ciena šīs Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un tos kontrolēt, tāpēc, Jūsu  pieprasījuma saņemšanas gadījumā, mēs uz to atbildēsim normatīvajos aktos noteiktajos termiņos (parasti ne vēlāk kā viena mēneša laikā, ja nav kāds īpašs pieprasījums, kas prasa ilgāku laiku, lai sagatavotu atbildi), un, ja būs iespējams tad attiecīgi labosim vai izdzēsīsim Jūsu personas datus.

Jūs varat iegūt informāciju par pie mums esošiem Jūsu personas datiem vai realizēt citas savas kā datu subjekta tiesības, kādā no sekojošiem veidiem:

• iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to mums pa pastu uz adresi: Lastādijas iela 4, Rīga, LV-1050.
• iesniedzot attiecīgu iesniegumu, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, nosūtot to uz mūsu e-pastu: dati@vairo.lv.

Saņemot Jūsu iesniegumu mēs izvērtēsim tā saturu un Jūsu identificēšanas iespēju, un atkarībā no attiecīgās situācijas paturam iespēju lūgt Jūs papildus sevi identificēt, lai nodrošinātu Jūsu datu drošību un izpaušanu attiecīgai personai.

Piekrišanas atsaukšana

Ja Jūsu personas datu apstrāde pamatojas uz Jūsu doto piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā brīdī to atsaukt un mēs turpmāk Jūsu personas datus, kurus apstrādājām uz piekrišanas pamata, vairs attiecīgam nolūkam neapstrādāsim. Tomēr informējam, ka piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt tādu personas datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei vai kura pamatojas uz līgumu, mūsu leģitīmām interesēm vai citiem normatīvajos aktos noteiktajiem pamatiem likumīgai datu apstrādei.

Jūs varat arī iebilst Jūsu personas datu apstrādei, ja personas datu apstrāde ir balstīta uz leģitīmām interesēm vai tiek izmantota mārketinga nolūkiem (piemēram, komerciālu paziņojumu sūtīšanai).

12. Kur Jūs varat iesniegt sūdzību saistībā ar personas datu apstrādi saistītiem jautājumiem?

Ja Jums ir kādi jautājumi vai iebildumi saistībā ar mūsu veikto Jūsu personas datu apstrādi, mēs aicinām vispirms vērsties pie mums.

Ja Jūs tomēr uzskatāt, ka mēs neesam spējuši savstarpēji atrisināt radušos problēmjautājumu un Jūs uzskatāt, ka mēs tomēr pārkāpjam Jūsu tiesības uz personas datu aizsardzību, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai. Iesniegumu paraugus Datu valsts inspekcijai un citu saistītu informāciju Jūs varat atrast Datu valsts inspekcijas tīmekļvietnē https://www.dvi.gov.lv/lv.